ecoDMS - Effizientes Dokumenten-Management für Ihr Unternehmen

Effektive und sichere Datenverarbeitung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Je besser das Dokumenten-Management läuft, desto stärker können Sie sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren. Nutzen Sie meine Expertise als ecoDMS Qualified Premium Reseller, um Geschäftsprozesse effektiv zu automatisieren! Als ecoDMS Qualified Premium Reseller unterstütze ich Sie bei der Einrichtung der ecoDMS - Software. Zudem biete ich Schulungen und Support für das Dokumenten - Management über ecoDMS. Alles erfolgt für Sie komfortabel per Fernwartungssoftware.

ecoDMS Dokumentenarchivierung zu mehr Übersicht

Mit ecoDMS zu mehr Übersicht

Die ecoDMS-Software bietet Ihnen einfache Lösungen für die Digitalisierung, Archivierung, Automatisierung und Verwaltung Ihrer Dokumente. Sie sparen Zeit und Geld, wenn Sie Dokumentenprozesse automatisieren und optimieren.

ecoDMS setzt sich aus drei Bausteinen zusammen:

ecoWORKZ
Automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe, wie Archivierungsvorgänge, Videochats und andere dokumentenbasierte Arbeiten.

ecoMAILZ
Nutzen Sie die einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick.

ecoWorkflow
Automatisieren Sie Prozesse Ihres Unternehmens perfekt an Ihre Bedürfnisse angepasst.

ecoDMS bündelt alle Daten übersichtlich

Das ecoDMS Archiv ermöglicht Ihnen eine einfache Dokumenten-Verwaltung. Arbeiten Sie effektiv durch die zentrale Archivierung Ihrer Daten! Der moderne Webclient läuft standortunabhängig. Autorisierte Benutzer können von überall auf das Archiv zugreifen oder Dokumente ins Archiv ablegen.

Das ecoDMS Archiv ist responsive. Sie können es komfortabel am PC, Tablet oder Smartphone nutzen. Alle Dokumente befinden sich an einem Speicherort. Die Installation des plattformunabhängigen Client-Server-Systems ist einfach und schnell. Nutzen Sie meine Expertise, um das Daten-Management-System professionell und ohne Schwierigkeiten bei Ihnen zu installieren.

Archivieren Sie analoge und digitale Daten

Scannen und archivieren Sie Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen, Lieferscheine und andere analoge sowie digitale Daten. Die Software bietet Ihnen ein zentrales Archiv für all Ihre Dokumente. Die automatische Texterkennung erfolgt durch Volltextindizierung per OCR "Tesseract". Wenn Sie wollen, können Sie die Daten auch klassifizieren. Sie erstellen Klassifizierungsvorlagen mit dem im Programm enthaltenen Vorlagen-Designer. Die Software ecoDMS enthält einen PDF Editor mit Stempelfunktion, sodass sie problemlos Ihren Firmenstempel, Unterschriften oder Markierungsstempel zu Dokumenten hinzufügen können.

Intelligente Suche

Das Programm bietet eine Vielzahl intelligenter Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten durch integrierte Filtervorlagen. Die Suche nach Attributen, im Volltext oder individuellen Parametern liefert Ihnen schnell die passenden Ergebnisse. Das System unterstützt alle gängigen Dateitypen (Office-Dateien, PDF, diverse Bild- und Musikformate, E-Mail-Archivierung). Es enthält Plugins für Microsoft Office, Libre Office und OpenOffice.

Einfache Archivierung Ihrer Daten

Die Archivierung ist denkbar einfach per Drag & Drop und Sidepanel. Ich installiere das Dokumenten-Management-System ecoDMS auf Ihrem Rechner und richte alle Parameter auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ein. Der Zugriff auf das Archiv kann standort- und plattformunabhängig per Desktop- und Webclient erfolgen. Das System speichert die Dokumente sicher auf einer Server-Komponente mit modernem Container-Speichersystem und einer postgreSQL-Datenbank in Ihrer Installationsumgebung. Es nutzt keine fremden Server, Server der ecoDMS GmbH oder leicht manipulierbare Dateisysteme. Das Speichervolumen ist unbegrenzt. Es wird von Ihren Systemvoraussetzungen bestimmt, die Sie jederzeit erweitern können.

Durch die integrierte Vorlagenerkennung speichert das System Dokumente automatisch an der richtigen Stelle. Die intelligente Benutzer- und Gruppenverwaltung sorgt dafür, dass Dokumente beim richtigen Anwender abgelegt werden. Zusätzlich können Sie per Clipboard benutzerdefinierte Dokumentenmappen erstellen, auf die nur ausgewählte Personen Zugriff haben. Die Active Directory, die Verbindung mit LDAP und die Versionsverwaltung gleichen Verzeichnisse periodisch ab. Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, gehen keine Versionen verloren. Das System zur Dokumenten - Verwaltung lässt sich frei auf Ihre Bedürfnisse skalieren. Ich konfiguriere das System auf die für Sie passende Größe und Anzahl von Benutzerkreisen. Die zeitlich unbeschränkte Lizenz beinhaltet eine lebenslange Lizenzpreis-Garantie.

Rechtssicher nach GoBD und DSGVO

Die Software von ecoDMS beinhaltet ein gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß der GoBD & DSGVO. Die revisionskonforme Dokumentenhistorie verhindert arbeitsintensive Nachforschungen. Das integrierte professionelle Backup-System sichert Ihre Daten, damit bei einem Systemausfall nichts verloren geht. Die Funktionen für Backups und das Wiederherstellen von Dokumenten sind komfortabel und einfach. Ich passe sie gern nach Ihren Vorgaben an.

Endlich Ordnung im Postfach mit ecoMAILZ

Bei zunehmend elektronischer Kommunikation ist eine effiziente E-Mailarchivierung unumgänglich. Das kostengünstige ecoMAILZ sichert Ihre Nachrichten plattformunabhängig. Sie können bequem auf das Programm über einen Webbrowser am Smartphone, PC oder Tablet zugreifen. Die Addins für Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird ermöglichen eine einfache Archivierung per Mausklick. Aktuelle E-Mails und deren Anhänge archiviert ecoMAILZ direkt vom Mailserver.

Die E-Mailarchivierung erfolgt automatisch und gesetzeskonform. Das System teilt E-Mails über ein zweistufiges Archivierungskonzept in rechtlich archivierungspflichtige und nicht archivierungspflichtige E-Mails ein. Jede Nachricht erhält dafür einen Status. Während der Sichtungsfrist, die Sie vorher bestimmt haben, können Sie den aktuellen Archivierungsstand verwalten.

Durch die automatische Volltexterkennung in den Nachrichten sowie in lesbaren Anhängen finden Sie über intelligente Suchfunktionen schnell die richtige E-Mail. Es gibt keine Dokumentenbegrenzung. Das automatische Backup-System übernimmt die Datensicherung für Sie. Auch die Wiederherstellung verlorener Daten ist mit dem Programm leicht. Über ein Plugin können Sie ecoMAILZ und das ecoDMS Archiv perfekt synchronisieren.

ecoDMS maßgeschneidert einrichten

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und nutzen Sie meine Erfahrung als ecoDMS Qualified Premium Reseller bei der Einrichtung und Kalibrierung der ecoDMS-Software. Ich übernehme die Installation des Programms und stelle bei Bedarf die Parameter nach Ihren Vorgaben ein.

Schulung für ecoDMS

Gerade für Anfänger biete ich als ecoDMS Qualified Premium Reseller Schulungen für die ecoDMS-Software. Dadurch erhalten Sie grundlegende Kenntnisse über das Programm, mit denen Sie die wichtigsten Schritte selbst sicher durchführen. Eine Schulung lohnt sich, wenn Sie Anfängerfehler vermeiden wollen. Weil sich Ihr Unternehmen entwickelt, müssen Sie Parameter in Ihrem Unternehmen anpassen. Das umfasst auch Ihre IT-Umgebung. Die umfangreichen Nutzungsmöglichkeiten von ecoDMS zeige ich Ihnen gern in Schulungen für fortgeschrittene und professionelle Anwender. Schulungen führe ich online und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten durch. Ich vermittle Ihnen die Kenntnisse, die Sie benötigen, damit die Software in Ihrer Unternehmensumgebung effektiv arbeitet. Nach den Schulungen stehe ich Ihnen gern im Support zur Verfügung.

Support als ecoDMS Qualified Premium Reseller

Sollten Sie bei einem Problem Hilfe benötigen, unterstütze ich Sie als ecoDMS Qualified Premium Reseller. Mit meinen Kenntnissen und meiner Erfahrung finde ich Lösungen, falls Prozesse nicht einwandfrei laufen, digitalisierte Dokumente nicht GoBD - konform sind oder andere Probleme auftreten. Zögern Sie nicht, nach Support zu fragen. Wir finden schnell gemeinsam eine Lösung!

Sie haben Interesse an der Einrichtung von ecoDMS oder wünschen einen schnellen ecoDMS Support?

Dann nehmen Sie über mein Kontaktformular oder per Telefon unter 02102 / 48 26 606 unverbindlich Kontakt zu mir auf.